Ab 01.01.2025 muss jeder Unternehmer eRechnungen empfangen können!

Bereite Dein Unternehmen auf die bevorstehende Pflicht zum Empfang von eRechnungen vor.

Ein eigenes E-Mail-Postfach für die Buchhaltung macht es einfacher und schneller, Rechnungen an Deine Buchhaltungssoftware zu senden. So wird auch die sichere Ablage der Unterlagen einfacher. Mit einem eigenen Postfach kannst du E-Mails besser speichern und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) effizienter nutzen. Das spart Zeit bei der Bearbeitung der Rechnungen und sorgt dafür, dass alles sicher und prüfbar bleibt.

Außerdem ist dies wichtig, um die neuen Regelungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 zu erfüllen!

Mit der einfachen Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs bist Du bestens gerüstet. Die Bundesregierung hat klargestellt: Für den Empfang einer E-Rechnung sind keine komplexen IT-Systeme notwendig. So kannst Du schnell und unkompliziert in die digitale Zukunft starten.

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Praktische Beispiele, wie Dein Unternehmen von einem eigenen E-Mail-Postfach für die Buchhaltung profitieren kann:

• Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung: Beispiel: Maria, eine Inhaberin eines kleinen Ladens, erhält ihre Lieferantenrechnungen direkt in ihr buchhaltung@meinladen.de Postfach. Da alle Rechnungen an einem Ort ankommen, kann sie diese schneller in ihre Buchhaltungssoftware einpflegen, anstatt jede Rechnung erst in ihrem allgemeinen E-Mail-Postfach suchen zu müssen.
  
• Bessere Organisation: Beispiel: Tom, der eine kleine Marketingagentur leitet, hat viele Kunden. Alle Rechnungen und buchhaltungsrelevanten Dokumente gehen an sein spezielles Postfach buchhaltung@tomsagentur.de. So behält er den Überblick und kann einfach nach wichtigen Unterlagen suchen, ohne sich durch unwichtige E-Mails wühlen zu müssen.
  
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Beispiel: Lisa betreibt einen kleinen Onlineshop. Ab 2025 muss sie E-Rechnungen rechtskonform aufbewahren. Durch ihr eigenes Buchhaltungspostfach kann sie sicherstellen, dass alle Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden und jederzeit für eine Prüfung bereitstehen, was die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
  
• Effizientere Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS): Beispiel: Paul, ein freiberuflicher Webdesigner, nutzt ein DMS, um alle seine Dokumente zu verwalten. Da alle Rechnungen in sein spezifisches Postfach für Buchhaltung eingehen, kann das DMS die E-Mails automatisch einlesen und richtig ablegen. Das spart ihm mühsames manuelles Sortieren und Ablegen von Dokumenten.
  
• Vermeidung von Verlusten und Fehlern: Beispiel: Sarah, die eine kleine Beratungsfirma führt, hat früher oft Rechnungen verloren, die an ihr allgemeines Postfach gesendet wurden. Jetzt, da sie ein eigenes Postfach für die Buchhaltung eingerichtet hat, weiß sie, dass alle wichtigen Dokumente immer sicher ankommen und nicht versehentlich gelöscht oder übersehen werden.
  
• Schnellere Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen: Beispiel: Alex betreibt eine kleine Werkstatt. Mit einem eigenen Postfach für die Buchhaltung erhält er alle Rechnungen direkt und kann diese schneller überprüfen und bezahlen. Dies verhindert Verzögerungen und sichert gute Geschäftsbeziehungen zu seinen Lieferanten.

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Durch ein eigenes E-Mail-Postfach für die Buchhaltung kannst Du also effizienter und organisierter arbeiten, gesetzliche Anforderungen erfüllen und Fehler vermeiden. Weiterhin hinterläßt es einen professionellen Eindruck bei Deinen Kunden und Lieferanten.

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